Centralisation des informations

Plutôt que 3 classeurs, 2 dossiers dans Outlook, un répertoire sur le réseau et plusieurs cartons au grenier, opter pour une conservation de tous ces documents (contrats, factures, courriers, emails, etc.) dans un système unique vous apporte les avantages suivant:

• Consultation de tous ses documents instantanément, indépendamment de leur ancienneté ou de leur type.
• Les archives sont plus facilement mises à contribution par vos collaborateurs.
• Depuis n'importe quel ordinateur, on accède à toute la documentation, ce qui est particulièrement utile dans des configurations décentralisées.
• En informatisant vos archives, vous économisez de la place

Classification et recherches améliorées

Le système informatique permet d'imposer aux utilisateurs le respect de certaines règles de classement, permet d'indexer automatiquement le contenu des documents, permet de placer un document dans plusieurs dossiers, sans avoir besoin de le dupliquer.
Avantages:

• Recherche facilitée (par mot-clé, par clients, par catégorie, etc.)
• Gain de temps grâce à la classification en partie automatisée

Informatisation des processus documentaires

Les processus (workflow) utilisés dans l'entreprise, par exemple validation des contrats par divers acteurs, règles de conduites face à la correspondance clients, suivi de dossier, peuvent facilement être pris en charge par le système de GED.
Avantages:

• Qualité: vous avez l'assurance que le processus est bien suivi.
• Transparence: il est facilement possible de savoir où en est un dossier ou qui a travaillé dessus.
• Gain de temps: chaque personne sait en permanence quelles sont les tâches qu'elle doit régler.

Gestion des versions

Plus qu'un simple lecteur réseau, la base documentaire prend en charge la gestion de versions et s'assure que même après des modifications, on pourra toujours retrouver le document précédent.
Avantages:

• Plus de risque de perdre des informations
• Plus le souci de savoir qui possède la dernière version d'un document